prosedur surat keluar

Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
a. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
b. Persetujuan Konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan
c. Pengetikan Surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.d. Pemberian Nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.
e. Penyusunan Surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
f. Pengiriman Surat
Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1) Dikirim secara langsung
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar
2) Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya.
Menurut Wurasanto (1991 : 145-148), pada dasarnya pengurusan/ pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara lain:
a. Pembuatan konsep surat
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :
1) Konsep surat dibuat oleh pimpinanBiasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk di ketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan.
2) Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan , barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
3) Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
Pembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat konsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut
b. Pengetikan Konsep Surat
Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut:1) Persetujuan konsep surat.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep surat.
2) Pengiriman konsep surat
Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan atau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untuk diadakan penelitian.
3) Pemeriksaan hasil pengetikan
Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat.
4) Penandatanganan surat
Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan asli (bukan tanda tangan cap).
c. Pengiriman Surat
Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain :
1) Pemberian Cap
Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan.2) Pengetikan amplop atau sampul surat
Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran.
3) Pemeriksaan surat
Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:
a) Kelengkapan surat yang meliputi:
(1) alamat surat
(2) alamat pengirim apabila perlu
(3) tanggal
(4) nomor surat
(5) tanda tangan
(6) cap atau stempel
(7) jumlah lampiran
b) Jumlah lampiran
Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri.
4) Melipat surat
Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.
5) Menutup amplop
Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.6) Menempelkan prangko
Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop secukupnya.
Pengendalian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 161-167) dibedakan menjadi tiga :
a. Pengendalian suarat keluar penting
Pengendalian surat keluar penting dapat dilakukan secara sentaralisasi dan disentralisasi, Pengendalian secara sentralisasi adalah sistem pengurusan surat-menyurat yang dipusatkan pada suatu unit tertentu sedangkan pengendalian surat secara desentralisasi adalah pengurusan surat dengan memberikan kewenangan kepada setiap unit untuk mengadakan pengurusan sendiri tentang surat-menyurat.
1) Prosedur pengendalian surat keluar secara sentralisasi yaitu :
a) Konsep surat dibuat oleh unit pengolah
b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani pejabat yang berwenang, dan diserahkan ke unit kearsipan untuk diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
c) Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannya disampaikan ke prngolah unit untuk diperiksa seperlunya dan diparaf. d) Kartu Kendali II diserahkan kepada unit kearsipan dan digunakan sebagai arsip, dan kartu kendali I disimpan pencatat.
e) Setelah surat siap dikirim diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dilakukan pengiriman.2) Prosedur pengendalian surat keluar penting secara desentralisasi:
a) Konsep surat dibuat oleh masing-masing unit kerja.b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani, masing-masing unit kerja mencatat dalam kartu kendali rangkap tiga, semua kolom kartu kendali diisi.
c) Kemudian ketiga kartu kendali tersebut diserahkan kepada pencatat.
d) Setelah tembusan dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman, kartu kendali II dan III diserahkan ke pengolah untuk dibubuhi paraf.
e) Kartu kendali II dikembalikan ke pencatat dan kemudian diberikan ke unit kearsipan untuk disimpan. Sedangkan kartu kendali III diserahkan ke pengolah untuk disimpan dan kartu kendali I diteruskan kepada pengarah, setelah surat siap dikirim maka diberikan kepada bagian ekspedisi untuk untuk dikirim.b. Pengendalian surat keluar biasa
Surat keluar biasa hanya dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua. Proses pencatatan surat keluar biasa:1) Untuk surat biasa pembuatan konsep, pemberian nomor, dan lain-lain termasuk pencatatan surat telah disiapkan oleh unit pengolah.
2) Setelah konsep selesai diketik, ditandatangani dan sebagainya, unit pengolah mencatat surat kedalam dua lembar pengantar surat biasa.
3) Surat asli dan tembusaannya diserahkan kepada pencatat pada unit kearsipan guna diberi stempel dinas.
4) Tembusan dikembalikan ke unit pengolah berikut lembar pengantar surat biasa II, Untuk Difile sebagai arsip aktif. Sedangkan lembar I disimpan oleh pencatat sebagai bukti pengiriman.
5) Surat asli diberikan petugas pengiriman surat utuk diteliti seperlunya, kemudian diberikan sampul dan diketik alamtnya. Dan kemudian dikirimkan sesuai alamat yang dituju.c. Pengendalian surat keluar rahasia
Konsep surat keluar rahasia dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang bersangkutan, setelah konsep surat rahasia diketik, diberi nomor, cap dan sekaligus dibuatkan sampulnya. Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua. Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi untuk dikirim. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah,kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile. Surat Tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh pengolahsebagai arsip aktif .G. Mengarsip Surat (filing)
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat untuk ditemukan kembali setiap kali diperlukan. (Barthos, Basir. 1989 : 44)
1. Sistem filing
Menurut Mulyono (1984 : 12), ada lima dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan filing/ arsip yang dapat dipergunakan, yaitu :
a. Sistem AbjadSistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip mernggunakan abjad dari A-Z.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek).
Sistem penyimpanan arsip yaang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat)
c. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
d. Sistem Nomor:
1) Sistem Klasifikasi Desimal, sistem ini sering dkenal dengan sistem Dewey
2) Sistem Terminal Digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal (terakhir)
e. Sistem Wilayah
Sistem Wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.
2. Asas penyimpanan filing
Menurut Wursanto (1991 : 171) dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat/ surat dikenal tiga macam asas yaitu ;
1. Asas SentralisasiPenyimpanan warkat/ surat dengan mempergunakan asas sentralisasi sadalah penyimpanan warkat atau surat yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu.
2. Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri.
3. Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi.