Setelah
membahas pengertian/rumusan arsip dari berbagai tinjauan (menurut
Kamus/Ensiklopedi, Asal Kata Arsip, UU No. Prp. 19/1961, UU No. 7/1971, Seminar
Dokumentasi, dan Menurut Lembaga Administrasi Negara), maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut ini:
- Beberapa istilah record, file, archief, berkas atau bundel, diartikan sama dengan istilah arsip, agar tidak terjadi kerancuan dengan istilah-istilah tersebut.
- Beberapa rumusan pengertian menekankan arsip sebagai kumpulan surat atau warkat yang mengandung arti dan mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan pribadi/perorangan yang disimpan sebegitu rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dipergunakan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dengan demikian, jika warkat atau naskah tidak memiliki arti dan kegunaan serta tidak disimpan secara sistematis, tidak dapat dinamakan arsip.
- Selain sebagai kumpulan warkat atau kumpulan surat, arsip juga diartikan sebagai tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah yang disusun sistematis sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan.
Agar
tidak menimbulkan kebingungan dalam penentuan pengertian/definisi arsip, maka
sebaiknya istilah untuk kumpulan warkat dibedakan dengan istilah untuk badan
atau instansi yang memelihara kumpulan warkat tersebut.
Untuk
kumpulan warkat dapat dipergunakan istilah arsip. Sedangkan untuk badan,
lembaga, atau instansi pengelola dan pemelihara arsip disebut dengan istilah
Badan Kearsipan (archival institution). Dalam skala yang lebih kecil atau skala
satuan organisasi, maka dapat digunakan istilah Urusan Kearsipan, Seksi
Kearsipan, Bagian Kearsipan, dan sebagainya tergantung besar kecilnya unit
kearsipan tersebut.
Di
Indonesia, lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa
serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional
adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). ANRI merupakan
Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota RI dan berada
langsung serta bertanggung jawab kepada Presiden.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar