prinsip-prinsip manajemen perkantoran

Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran

Telah banyak para ahli yang mengartikan dan membuat batasan tentang manajemen. Manajemen perkantoran pada hakikatnya adalah penerapan manajemen tersebut khusus untuk sumber Manajemen Perkantoran, sehingga dapat didefinisikan manajemen perkantoran adalah seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan-kegiatan perkantoran atau karyawan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan individu maupun organisasi.Menurut Edwin B. Filippo yang dikutip Dr. Suwantno (2001:7) batasan ini menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran itu merupakan proses yang terdiri dari :
a.Pengadaan
b.Pengembangan
c.Kompensasi
d.Intregrasi
e.Pemeliharaan
f.Pensiun

Manajemen Perkantoran ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan manajemen secara umum atau manajemen sumber daya lain. Karena yang di manage adalah perkantoran, sehingga keberhasilan atau kegagalan manajemen perkantoran ini akan mempunyai dampak yang sangat luas.
Manajemen perkantoran atau manajemen personalia adalah merupakan suatu pengakuan terhadap pentingnya smber daya manusia di dalam perkantoran atau tenaga kerja dalam organisasi dan pemanfaatannya dalam berbagai fungsi dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen perkantoran diperlukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya manusia dalam organisasi, dengan tujuan memberikan kepada organisasi suatu satuan kerja yang efektif.



B.Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Mengenai Pemebagian dan Pertanggungjawaban Kantor :
PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN.
Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.

Pentinganya sistem perkantoran karena :
1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting

PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN :
1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR
1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.
Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.

Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).
Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan, produktivitas.
7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.
Mengenai Pembagian Kerja di Perkantoran
1. Segi Tujuannya:
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
2.Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan pegawai staf manajer
3.Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
4. Segi Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
5.Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan
6.Segi Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.
Pertanggungjawaban Pekerjaan Kantor Bagi Seorang Manajer :
1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

Pertanggubgjawaban Pekerjaan Kantor Seorang Manajer Terhadap Bawahannya :
1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.

Pertanggungjawaban Pekerjaan Kantor Seorang Manajer Terhadap Atasannya :
1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.