UPAYA PENGEMBANGAN/KIAT MENG-UPGRADE SEKRETARIS PROFESIONAL

1. Latar Belakang Permasalahan
Di zaman ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para esekutif menjadi tergantung pada dukungan staf-nya untuk mengontrol sisitem yang baru. Sedangkan kondisi dari para pelaku bisnis adalah menghadapi bebagai tantangan dan berada dalam lingkungan yang serba bersaing. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.

Era globalisasi informasi dan kemajuan ilmu pengetahuan teknologi menuntut orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasan. Tingkat kompetensi sekretaris yang kini dimiliki perlu ditingkatkan sehingga terjadi dalam rangka bersaing dengan tenaga- tenaga sekretaris yang tidak mustahil akan didatangkan dari luar.Oleh investor asing yang mempunyai kesempatan untuk berbisnis di Indonesia, dengan kata lain terbentang persaingan yang tajam.

Gejala – gejala yang di butuhkan di atas adalah wajar mengingat demi efisiensi dan efektifitas, ada kecenderungan para pelaku bisnis untuk memanfaatkan tenaga sekretaris secara efisiensi. Kecenderungan ini akan mengakibatkan adanya persaingan yang tajam untuk menduduki jabatan sekretaris.

Dalam era globalisasi, fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya. Sebagai konsekuensi logis sekretaris pun akan menghadapi tantangan yang tidak ringan.

Untuk menghadapi tantangan tersebut tidak ada alternatif lain bagi sekretaris kecuali mengantisipasi situasi yang akan datang dengan mengembangkan diri, melalui kompetensinya dengan cara :
§ Memiliki sikap dan kepribadian yang sesuai dengan posisinya sebagai sekretaris
§ Memiliki berbagai pengetahuan yang menunjang pekerjaannya
§ Terampil dalam memakai alat kantor berteknologi tinggi
§ Terampil dalam mengelola kantor
§ Cakap dalam berhubungan dengan pimpinan dan orang lain
§ Menguasai bahasa asing terutama Bahasa Inggris sebagai bahasa internasional

Didasari oleh latar belakang permasalahan diatas, maka tugas makalah Pengembangan Diri ini kami beri judul dengan “Upaya Pengembangan / Kiat meng-upgrade Sekretaris Profesional”

2. Permasalahan
Adapun pokok-pokok permasalahan yang diangkat dalam makalah ini adalah sebagai berikut :
Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Tanggung jawab dalam bekerja
Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris

3. Pembahasan Permasalahan
Sebelum membahas satu-persatu permasalahan yang ada, maka perlu diketahui terlebih sebelum pengertian dari sekretaris itu sendiri.

§ Definisi Sekretaris
Sekretaris berasal dari Bahasa Latin : Secretum yang artinya rahasia
Sekretaris berasal dari Bahasa Inggris : Secret yang artinya rahasia
Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris :
§ Professional Secretaries International (PSI) :
Seorang sekretaris adalah assisten pimpinan yang memiliki keahlian mengurus kantor, menampilkan kemampuan menerima tanggung jawab tanpa diarahkan atau diawasi, berinisiatif dan penuh pertimbangan, serta mengambil keputusan sesuai dengan ruang lingkup wewenang tugasnya.

§ Betty Hutchinson dan Carol Milano :
Seorang Sekretaris adalah seorang professional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya dan berkepribadian.

Setelah itu, kemudian akan dibahas masing-masing permasalahan tersebut secara satu persatu :
1. Kurangnya keterampilan seorang sekretaris dalam berkomunikasi secara efektif
Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya. Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kuaitas berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi .
Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :
1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan
2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh pengirim.

Kurangnya kemampuan seorang sekretaris dalam mencari, menginterpretasikan dan memanfaatkan informasi
Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga dapat memiih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada pemimpin

Tingkat berfikir yang kurang dalam mengidentifikasikan masalah dan pencarian solusi
Sekretaris yang bekerja secara paripurna harus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat. Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris, namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang bersangkutan mampu menyelesaikannya secara paripurna.
Pimpinan cukup memberi instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

Kurangnya kemampuan dalam menangani tugas
Tugas-tugas sekretaris itu meliputi :
1. Tugas Administrasi
Tugas ini meliputi :
§ Korespondensi
§ Filling
§ Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
§ Mengurus surat masuk dan surat keluar
§ Travel Arrangements
§ Organize meeting
§ Making appointments
§ Handling all confidential matters

2. Tugas Receptionist
§ Menerima dan menjawab telepon
§ Mencatat pesan-pesan lewat telepon
§ Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
§ Mencatat janji-janji untuk pimpinan

3. Tugas Keuangan
§ Mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
§ Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan
§ Membuat dan mengelola kas kecil (petty cash)
§ Membuat laporan perjalanan dinas pimpinan

4. Lain-lain
§ Personal matters
§ Monitoring and procuring order
Contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax, office supplies, dan lain sebagainya
§ Menterjemahkan
§ General Affair duties
Contohnya : menghitung saldo cuti karyawan, menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Seseorang yang tidak memiliki komitmen dalam tugasnya hanya menyelesaikan pekerjaan didasari oleh kataatan pada norma- norma formal yang berlaku, yang mengikat orang untuk melaksanakan tugasnya. Namun apabila pengawasan mengendur atau sangsi tidak diterapkan secara konsisten, maka orang akan cenderung melanggar aturan ataupun menghindari tanggung jawab.
Fungsi sekretaris menuntut mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, untuk itu harus memiliki komitmen pada tugas sebagai salah satu cirri sekretaris yang profesional.

Kemampuan mengembangkan skill Human Relations
Kemampuan-kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
1. Kemampuan dan keterampilan teknis yang harus dan mutlak dikuasai oleh seorang sekretaris seperti computer, bahasa inggris, shorthand dan filling
2. Kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi
3. Keterampilan penggunaan mesin-mesin kantor (PABX, mesin printer, mesin fotocopy, scanner, mesin fax, dan lain sebagainya).
Oleh karena tugas sekretaris adalah berhubungan dengan berbagai macam individu yang masing-masing berbeda latar belakang, berbeda status sosial, berbeda kepentingan, berbeda kedudukan, maka sekretaris dituntut mampu memahami pihak- pihak yang berhubungan dengannya. Hal yang perlu diperhatikan dalam human relation adalah team work, positif thinking, good remainder, Discrete, dan Tacful.

Penjabarannya adalah sebagai berikut :
1. Team Work : mampu bekerja sama dalam team
à Tidak boleh menganggap diri lebih hebat, meremehkan orang lain, menutup mata pada keberhasilan dan kelebihan orang lain.
2. Positif Thinking
Komponen yang positif pada first impression :
§ Sebut nama lawan bicara Anda
§ Sambut tamu di pintu ruang Anda
§ Tersenyum ketika berjumpa dengan tamu
§ Salam dan mengulurkan tangan
§ Jangan bicara terlalu pesan / keras
§ Tunjukkan keramahan kepada setiap orang
3. Good reminder :
Dalam hal ini lebih tertuju kepada Schedule pimpinan, hari ulang tahun pimpinan, karyawan, dan juga rekan bisnis.
4. Discrete :
à Tidak mudah membicarakan masalah seseorang / perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berkepentingan
5. Tactful :
à Bijaksana dan berhati-hati dalam memilih kata atau berkomentar saat berhubungan dengan pimpinan ataupun orang lain.

6. Tanggung jawab dalam bekerja
Seorang sekretaris harus memiliki komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawabpada tugas maka mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaannya karena merasa terikat pada penyelesaian tugas tersebut, bukan karena terikat pada norma-norma formal, sehingga apabila tidak menyelesaikan tugas dengan sebaik-baiknya, mereka akan merasa bersalah dan bukannya takut pada sanksi.
Namun apabila seseorang sekretaris terlalu sering menghindar diri dari tanggung jawab, sikap seperti ini mencerminkan kepribadian yang tidak dewasa, labil, tidak dapat dipegang.
Untuk itu sekretaris harus melatih diri untuk menjadi sekretaris yang penuh tanggung jawab, yang mampu bekerja mandiri, bekerja tanpa pengawasan, bahkan dituntut untuk mampu mengawasi dirinya sendiri.

7. Kurangnya wawasan atau pengetahuan seorang sekretaris
Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi.

Untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah sebagai berikut :
§ Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja
§ Pengetahuan akan produk dari perusahaan
§ Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
§ Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :
§ Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
§ Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
§ Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual, kita juga perlu memperhatikan kecerdasan logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :
§ Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman
§ Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
§ Memahami emosi orang lain

Profesionalisme yang berhasil adalah yang secara teknik menguasai pekerjaan dan memiliki kecerdasan emosi yang tinggi:
§ Pengambilan keputusan
§ Kepemimpinan
§ Kepuasan pelanggan
§ Kerjasama dan saling percaya


4. Kesimpulan
Peranan seorang sekretaris adalah sebagai assistant atau tangan kanan pimpinan, pemegang rahasia terbaik dalam perusahaan, sebagai beranda perusahaan, sebagai penghubung pimpinan dengan pihak luar, perawat atau pelindung bagi pimpinan, jadi sangat diperlukan seorang sekretaris yang professional. Kemampuan dan keterampilan teknis harus mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris professional untuk segala bidang ilmu. Kemampuan berkomunikasi dan interaksi dengan pimpinan, pihak luar dan juga rekan bisnis merupakan peranan yang sangat penting bagi seorang sekretaris, dia juga harus mempunyai wawasan yang luas untuk dapat bersaing di dunia bisnis. Pada era globalisasi ini, para eksekutif memiliki mobilitas yang tinggi, yang tentu saja menyebabkan peran seorang sekretaris menjadi semakin penting.
Buku Pedoman :
- Pedoman lengkap Kesekretarisan, untuk Sekretaris dan Calon Sekretaris (Ursula Ernawati)
- Menjadi sekretaris Profesional (M. G Hartati Hendarto)
- Aspek-aspek Pokok Pengetahuan Kesekretarisan (Antonius MIntorogo, M.Sc)
- Bahan seminar “Profesionalisme Profesi Sekretaris di Era Globalisasi”

prosedur surat keluar

Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.
Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :
a. Pembuatan Konsep Surat
Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.
b. Persetujuan Konsep
Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan
c. Pengetikan Surat
Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.d. Pemberian Nomor
Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.
e. Penyusunan Surat
Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.
f. Pengiriman Surat
Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
1) Dikirim secara langsung
Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar
2) Dikirim melalui sarana jasa
Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya.
Menurut Wurasanto (1991 : 145-148), pada dasarnya pengurusan/ pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara lain:
a. Pembuatan konsep surat
Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu :
1) Konsep surat dibuat oleh pimpinanBiasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk di ketik dalam bentuk yang telah ditetapkan atau atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan.
2) Konsep surat dibuat oleh bawahan
Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan , barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang.
3) Konsep surat dibuat dengan cara mendikte
Pembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat konsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut
b. Pengetikan Konsep Surat
Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut:1) Persetujuan konsep surat.
Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep surat.
2) Pengiriman konsep surat
Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan atau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untuk diadakan penelitian.
3) Pemeriksaan hasil pengetikan
Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat.
4) Penandatanganan surat
Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan asli (bukan tanda tangan cap).
c. Pengiriman Surat
Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain :
1) Pemberian Cap
Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan.2) Pengetikan amplop atau sampul surat
Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran.
3) Pemeriksaan surat
Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:
a) Kelengkapan surat yang meliputi:
(1) alamat surat
(2) alamat pengirim apabila perlu
(3) tanggal
(4) nomor surat
(5) tanda tangan
(6) cap atau stempel
(7) jumlah lampiran
b) Jumlah lampiran
Supaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri.
4) Melipat surat
Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.
5) Menutup amplop
Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.6) Menempelkan prangko
Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop secukupnya.
Pengendalian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 161-167) dibedakan menjadi tiga :
a. Pengendalian suarat keluar penting
Pengendalian surat keluar penting dapat dilakukan secara sentaralisasi dan disentralisasi, Pengendalian secara sentralisasi adalah sistem pengurusan surat-menyurat yang dipusatkan pada suatu unit tertentu sedangkan pengendalian surat secara desentralisasi adalah pengurusan surat dengan memberikan kewenangan kepada setiap unit untuk mengadakan pengurusan sendiri tentang surat-menyurat.
1) Prosedur pengendalian surat keluar secara sentralisasi yaitu :
a) Konsep surat dibuat oleh unit pengolah
b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani pejabat yang berwenang, dan diserahkan ke unit kearsipan untuk diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
c) Setelah dicatat, kartu kendali II dan III berikut tembusannya disampaikan ke prngolah unit untuk diperiksa seperlunya dan diparaf. d) Kartu Kendali II diserahkan kepada unit kearsipan dan digunakan sebagai arsip, dan kartu kendali I disimpan pencatat.
e) Setelah surat siap dikirim diteruskan ke bagian ekspedisi untuk dilakukan pengiriman.2) Prosedur pengendalian surat keluar penting secara desentralisasi:
a) Konsep surat dibuat oleh masing-masing unit kerja.b) Setelah konsep diketik dan ditandatangani, masing-masing unit kerja mencatat dalam kartu kendali rangkap tiga, semua kolom kartu kendali diisi.
c) Kemudian ketiga kartu kendali tersebut diserahkan kepada pencatat.
d) Setelah tembusan dibubuhi cap, tanggal dan jam pengiriman, kartu kendali II dan III diserahkan ke pengolah untuk dibubuhi paraf.
e) Kartu kendali II dikembalikan ke pencatat dan kemudian diberikan ke unit kearsipan untuk disimpan. Sedangkan kartu kendali III diserahkan ke pengolah untuk disimpan dan kartu kendali I diteruskan kepada pengarah, setelah surat siap dikirim maka diberikan kepada bagian ekspedisi untuk untuk dikirim.b. Pengendalian surat keluar biasa
Surat keluar biasa hanya dicatat dalam lembar pengantar rangkap dua. Proses pencatatan surat keluar biasa:1) Untuk surat biasa pembuatan konsep, pemberian nomor, dan lain-lain termasuk pencatatan surat telah disiapkan oleh unit pengolah.
2) Setelah konsep selesai diketik, ditandatangani dan sebagainya, unit pengolah mencatat surat kedalam dua lembar pengantar surat biasa.
3) Surat asli dan tembusaannya diserahkan kepada pencatat pada unit kearsipan guna diberi stempel dinas.
4) Tembusan dikembalikan ke unit pengolah berikut lembar pengantar surat biasa II, Untuk Difile sebagai arsip aktif. Sedangkan lembar I disimpan oleh pencatat sebagai bukti pengiriman.
5) Surat asli diberikan petugas pengiriman surat utuk diteliti seperlunya, kemudian diberikan sampul dan diketik alamtnya. Dan kemudian dikirimkan sesuai alamat yang dituju.c. Pengendalian surat keluar rahasia
Konsep surat keluar rahasia dibuat oleh pimpinan unit pengolah yang bersangkutan, setelah konsep surat rahasia diketik, diberi nomor, cap dan sekaligus dibuatkan sampulnya. Surat tersebut kemudian dicatat dalam lembar pengantar surat keluar rahasia rangkap dua. Surat asli dimasukkan dalam amplop, kemudian diteruskan kepada ekspedisi untuk dikirim. Lembar pengantar I diberikan kepada pengarah,kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk difile. Surat Tembusan berikut lembar pengantar II tetap disimpan oleh pengolahsebagai arsip aktif .G. Mengarsip Surat (filing)
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat untuk ditemukan kembali setiap kali diperlukan. (Barthos, Basir. 1989 : 44)
1. Sistem filing
Menurut Mulyono (1984 : 12), ada lima dasar pokok sistem bagi penyelenggaraan filing/ arsip yang dapat dipergunakan, yaitu :
a. Sistem AbjadSistem abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip mernggunakan abjad dari A-Z.
b. Sistem Pokok Soal (Subyek).
Sistem penyimpanan arsip yaang didasarkan atas perihal surat (pokok soal isi surat)
c. Sistem Tanggal
Sistem tanggal adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
d. Sistem Nomor:
1) Sistem Klasifikasi Desimal, sistem ini sering dkenal dengan sistem Dewey
2) Sistem Terminal Digit, sistem penyimpanan berdasarkan nomor terminal (terakhir)
e. Sistem Wilayah
Sistem Wilayah merupakan suatu sistem penyimpanan yang dikelompokkan atas wilayah-wilayah tertentu.
2. Asas penyimpanan filing
Menurut Wursanto (1991 : 171) dalam penyelenggaraan penyimpanan warkat/ surat dikenal tiga macam asas yaitu ;
1. Asas SentralisasiPenyimpanan warkat/ surat dengan mempergunakan asas sentralisasi sadalah penyimpanan warkat atau surat yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu.
2. Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus penyelenggaraan penyimpanan warkat sendiri-sendiri.
3. Asas Campuran
Asas campuran merupakan asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi.

Pengertian Arsip, Sebuah Kesimpulan

Setelah membahas pengertian/rumusan arsip dari berbagai tinjauan (menurut Kamus/Ensiklopedi, Asal Kata Arsip, UU No. Prp. 19/1961, UU No. 7/1971, Seminar Dokumentasi, dan Menurut Lembaga Administrasi Negara), maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ini:

• Beberapa istilah record, file, archief, berkas atau bundel, diartikan sama dengan istilah arsip, agar tidak terjadi kerancuan dengan istilah-istilah tersebut.
• Beberapa rumusan pengertian menekankan arsip sebagai kumpulan surat atau warkat yang mengandung arti dan mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan pribadi/perorangan yang disimpan sebegitu rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dipergunakan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dengan demikian, jika warkat atau naskah tidak memiliki arti dan kegunaan serta tidak disimpan secara sistematis, tidak dapat dinamakan arsip.
• Selain sebagai kumpulan warkat atau kumpulan surat, arsip juga diartikan sebagai tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah yang disusun sistematis sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan.

Agar tidak menimbulkan kebingungan dalam penentuan pengertian/definisi arsip, maka sebaiknya istilah untuk kumpulan warkat dibedakan dengan istilah untuk badan atau instansi yang memelihara kumpulan warkat tersebut.

Untuk kumpulan warkat dapat dipergunakan istilah arsip. Sedangkan untuk badan, lembaga, atau instansi pengelola dan pemelihara arsip disebut dengan istilah Badan Kearsipan (archival institution). Dalam skala yang lebih kecil atau skala satuan organisasi, maka dapat digunakan istilah Urusan Kearsipan, Seksi Kearsipan, Bagian Kearsipan, dan sebagainya tergantung besar kecilnya unit kearsipan tersebut.

Di Indonesia, lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota RI dan berada langsung serta bertanggung jawab kepada Presiden.

K3LH PERKANTORAN ..

Di era golbalisasi menuntut pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) di setiap tempat kerja termasuk di sektor kesehatan. Untuk itu kita perlu mengembangkan dan meningkatkan K3 disektor kesehatan dalam rangka menekan serendah mungkin risiko kecelakaan dan penyakit yang timbul akibat hubungan kerja, serta meningkatkan produktivitas dan efesiensi.
Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan/pekerja di sektor kesehatan tidak terkecuali di Rumah Sakit maupun perkantoran, akan terpajan dengan resiko bahaya di tempat kerjanya. Resiko ini bervariasi mulai dari yang paling ringan sampai yang paling berat tergantung jenis pekerjaannya.
Dari hasil penelitian di sarana kesehatan Rumah Sakit, sekitar 1.505 tenaga kerja wanita di Rumah Sakit Paris mengalami gangguan muskuloskeletal (16%) di mana 47% dari gangguan tersebut berupa nyeri di daerah tulang punggung dan pinggang. Dan dilaporkan juga pada 5.057 perawat wanita di 18 Rumah Sakit didapatkan 566 perawat wanita adanya hubungan kausal antara pemajanan gas anestesi dengan gejala neoropsikologi antara lain berupa mual, kelelahan, kesemutan, keram pada lengan dan tangan.

Di perkantoran, sebuah studi mengenai bangunan kantor modern di Singapura dilaporkan bahwa 312 responden ditemukan 33% mengalami gejala Sick Building Syndrome (SBS). Keluhan mereka umumnya cepat lelah 45%, hidung mampat 40%, sakit kepala 46%, kulit kemerahan 16%, tenggorokan kering 43%, iritasi mata 37%, lemah 31%.
Dalam Undang-undang Nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan, pasal 23 mengenai kesehatan kerja disebutkan bahwa upaya kesehatan kerja wajib diseleng-garakan pada setiap tempat kerja, khususnya tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan yang besar bagi pekerja agar dapat bekerja secara sehat tanpa membahayakan diri sendiri dan masyarakat sekelilingnya, untuk memperoleh produktivitas kerja yang optimal, sejalan dengan program perlindungan tenaga kerja.
HAL-HAL YANG BERHUBUNGAN PELAKSANAAN K3 PERKANTORAN
Ada beberapa hal penting yang harus mendapatkan perhatian sehubungan dengan pelaksanaan K3 perkantoran, yang pada dasarnya harus memperhatikan 2 (dua) hal yaitu indoor dan outdoor, yang kalau diurai seperti dibawah ini :

• Konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanaannya.
• Jaringan elektrik dan komunikasi.
• Kualitas udara.
• Kualitas pencahayaan.
• Kebisingan.
• Display unit (tata ruang dan alat).
• Hygiene dan sanitasi.
• Psikososial.
• Pemeliharaan.
• penggunaan Komputer.

PERMASALAHAN K3 PERKANTORAN DAN REKOMENDASI
Konstruksi gedung :

• Disain arsitektur (aspek K3 diperhatikan mulai dari tahap perencanaan).
• Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll.
• Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan dengan kebutuhan.
• Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya dekat lift dll, lampu darurat menuju exit door).

Kualitas Udara :

• Kontrol terhadap temperatur ruang dengan memasang termometer ruangan.
• Kontrol terhadap polusi
• Pemasangan “Exhaust Fan” (perlindungan terhadap kelembaban udara).
• Pemasangan stiker, poster “dilarang merokok”.
• Sistim ventilasi dan pengaturan suhu udara dalam ruang (lokasi udara masuk, ekstraksi udara, filtrasi, pembersihan dan pemeliharaan secara berkala filter AC) minimal setahun sekali, kontrol mikrobiologi serta distribusi udara untuk pencegahan penyakit “Legionairre Diseases “.
• Kontrol terhadap linkungan (kontrol di dalam/diluar kantor).
• Misalnya untuk indoor: penumpukan barang-barang bekas yang menimbulkan debu, bau dll.
• Outdoor: disain dan konstruksi tempat sampah yang memenuhi syarat kesehatan dan keselamatan, dll.
• Perencanaan jendela sehubungan dengan pergantian udara jika AC mati.
• Pemasangan fan di dalam lift.

Kualitas Pencahayaan (penting mengenali jenis cahaya) :

• Mengembangkan sistim pencahayaan yang sesuai dengan jenis pekerjaan untuk membantu menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan aman. (secara berkala diukur dengan Luxs Meter)
• Membantu penampilan visual melalui kesesuaian warna, dekorasi dll.
• Menegembangkan lingkungan visual yang tepat untuk kerja dengan kombinasi cahaya (agar tidak terlalu cepat terjadinya kelelahan mata).
• Perencanaan jendela sehubungan dengan pencahayaan dalam ruang.
• Penggunaan tirai untuk pengaturan cahaya dengan memperhatikan warna yang digunakan.
• Penggunaan lampu emergensi (emergency lamp) di setiap tangga.

Jaringan elektrik dan komunikasi (penting agar bahaya dapat dikenali) :
Internal

• * Over voltage
• * Hubungan pendek
• * Induksi
• * Arus berlebih
• * Korosif kabel
• * Kebocoran instalasi
• * Campuran gas eksplosif

Eksternal

• * Faktor mekanik.
• * Faktor fisik dan kimia.
• * Angin dan pencahayaan (cuaca)
• * Binatang pengerat bisa menyebabkan kerusakan sehingga terjadi hubungan pendek.
• * Manusia yang lengah terhadap risiko dan SOP.
• * Bencana alam atau buatan manusia.

Rekomendasi Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran

• Penggunaan central stabilizer untuk menghindari over/under voltage.
• Penggunaan stop kontak yang sesuai dengan kebutuhan (tidak berlebihan) hal ini untuk menghindari terjadinya hubungan pendek dan kelebihan beban.
• Pengaturan tata letak jaringan instalasi listrik termasuk kabel yang sesuai dengan syarat kesehatan dan keselamatan kerja.
• Perlindungan terhadap kabel dengan menggunakan pipa pelindung.

Kontrol terhadap kebisingan :

• Idealnya ruang rapat dilengkapi dengan dinding kedap suara.
• Di depan pintu ruang rapat diberi tanda ” harap tenang, ada rapat “.
• Dinding isolator khusus untuk ruang genset.
• Hak-hal lainnya sudah termasuk dalam perencanaan konstruksi gedung dan tata ruang.

Display unit (tata ruang dan letak) :

• Petunjuk disain interior supaya dapat bekerja fleksibel, fit, luas untuk perubahan posisi, pemeliharaan dan adaptasi.
• Konsep disain dan dan letak furniture (1 orang/2 m?).
• Ratio ruang pekerja dan alat kerja mulai dari tahap perencanaan.
• Perhatikan adanya bahaya radiasi, daerah gelombang elektromagnetik.
• Ergonomik aspek antara manusia dengan lingkungan kerjanya.
• Tempat untuk istirahat dan shalat.
• Pantry dilengkapi dengan lemari dapur.
• Ruang tempat penampungan arsip sementara.
• Workshop station (bengkel kerja).

Hygiene dan Sanitasi :
Ruang kerja

• Memelihara kebersihan ruang dan alat kerja serta alat penunjang kerja.
• Secara periodik peralatan/penunjang kerja perlu di up grade.

Toilet/Kamar mandi

• Disediakan tempat cuci tangan dan sabun cair.
• Membuat petunjuk-petunjuk mengenai penggunaan closet duduk, larangan berupa gambar dll.
• Penyediaan bak sampah yang tertutup.
• Lantai kamar mandi diusahakan tidak licin.

Kantin

• Memperhatikan personal hygiene bagi pramusaji (penggunaan tutup kepala, celemek, sarung tangan dll).
• Penyediaan air mengalir dan sabun cair.
• Lantai tetap terpelihara.
• Penyediaan makanan yang sehat dan bergizi seimbang. Pengolahannya tidak menggunakan minyak goreng secara berulang.
• Penyediaan bak sampah yang tertutup.
• Secara umum di setiap unit kerja dibuat poster yang berhubungan dengan pemeliharaan kebersihan lingkungan kerja.

Psikososial

• Petugas keamanan ditiap lantai.
• Reporting system (komunikasi) ke satuan pengamanan.
• Mencegah budaya kekerasan ditempat kerja yang disebabkan oleh :

1. Budaya nrimo.
2. Sistem pelaporan macet.
3. Ketakutan melaporkan.
4. Tidak tertarik/cuek dengan lingkungan sekitar.

• Semua hal diatas dapat diatasi melalui pembinaan mental dan spiritual secara berkala minimal sebulan sekali.
• Penegakan disiplin ditempat kerja.
• Olah raga di tempat kerja, sebelum memulai kerja.
• Menggalakkan olah raga setiap jumat.

Pemeliharaan

• Melakukan walk through survey tiap bulan/triwulan atau semester, dengan memperhitungkan risiko berdasarkan faktor-faktor konsekuensi, pajanan dan kemungkinan terjadinya.
• Melakukan corrective action apabila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan.
• Pelatihan tanggap darurat secara periodik bagi pegawai.
• Pelatihan investigasi terhadap kemungkinan bahaya bom/kebakaran/demostrasi/ bencana alam serta Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) bagi satuan pengaman.

Aspek K3 perkantoran (tentang penggunaan komputer)

• Pergunakan komputer secara sehat, benar dan nyaman :
• Hal-hal yang harus diperhatikan :
• Memanfaatkan kesepuluh jari.
• Istirahatkan mata dengan melihat kejauhan setiap 15-20 menit.
• Istirahat 5-10 menit tiap satu jam kerja.
• Lakukan peregangan.
• Sudut lampu 45 derajat.
• Hindari cahaya yang menyilaukan, cahaya datang harus dari belakang.
• Sudut pandang 15 derajat, jarak layar dengan mata 30 – 50 cm.
• Kursi ergonomis (adjusted chair).
• Jarak meja dengan paha 20 cm
• Senam waktu istirahat.

Rekomendasi untuk Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran

• Perlu membuat leaflet/poster yang berhubungan dengan penggunaan komputer disetiap unit kerja.
• Mengusulkan pada Pusat Promosi Kesehatan untuk membuat poster/leaflet.
• Penggunaan komputer yang bebas radiasi (Liquor Crystal Display).

PENUTUP
Dalam pelaksanaan K3 perkantoran perlu memperhatikan 2(dua) hal penting yakni indoor dan outdoor. Baik perhatian terhadap konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanannya maupun terhadap jaringan elektrik dan komunikasi, kualitas udara, kualitas pencahayaan, kebisingan, display unit (tata ruang dan alat), hygiene dan sanitasi, psikososial, pemeliharaan maupun aspek lain mengenai penggunaan komputer.

cinta ..

Cinta adalah sebuah perasaan yang diberikan oleh Tuhan pada sepasang manusia untuk saling…. (saling mencintai, saling memiliki, saling memenuhi, saling pengertian dll). Cinta itu sendiri sama sekali tidak dapat dipaksakan, cinta hanya dapat brjalan apabila ke-2 belah phiak melakukan “saling” tersebut… cinta tidak dapat berjalan apabila mereka mementingkan diri sendiri. Karena dalam berhubungan, pasangan kita pasti menginginkan suatu perhatian lebih dan itu hanya bisa di dapat dari pengertian pasangannya.

Cinta adalah memberikan kasih sayang bukannya rantai. Cinta juga tidak bisa dipaksakan dan datangnya pun kadang secara tidak di sengaja. CInta indah namun kepedihan yang ditinggalkannya kadang berlangsung lebih lama dari cinta itu sendiri. Batas cinta dan benci juga amat tipis tapi dengan cinta dunia yang kita jalani serasa lebih ringan.

Cinta itu perasaan seseorang terhadap lawan jenisnya karena ketertarikan terhadap sesuatu yang dimiliki oleh lawan jenisnya (misalnya sifat, wajah dan lain lain). Namun diperlukan pengertian dan saling memahami untuk dapat melanjutkan hubungan, haruslah saling menutupi kekurangan dan mau menerima pasangannya apa adanya, tanpa pemaksaan oleh salah satu pihak. Berbagi suka bersama dan berbagi kesedihan bersama.
Cinta itu adalah sesuatu yang murni, putih, tulus dan suci yang timbul tanpa adanya paksaan atau adanya sesuatu yang dibuat-buat, Menurut saya pribadi cinta itu dapat membuat orang itu dapat termotivasi untuk melakukan perubahan yang lebihb aik daripada sebelum ia mengenal cinta itu. Cinta itu sesuatu yang suci dan janganlah kita menodai cinta yang suci itu dengan ke-egoisan kita yang hanya menginginkan enaknya buat kita dan ndak enaknya buat kamu. TIPS; untuk mengawetkan cinta dibutuhkan PENGERTIAN!
Suatu perasaan terdalam manusia yangmembuatnya rela berkorban apa saja demi kebahagiaan orang yang dicintainya. Pengorbanannya itu tulus, tidak mengharap balasan. Kalau misalnya memberi banyak hadiah ke seseorang tapi dengan syarat orang itu harus membalasnya dengan mau jadi kekasihnya, itu bukan cinta namanya. CInta tidak bisa diukur dengan materi ataupun yang berasal dari dunia fana. Dan percayalah… cinta terbesar biasanya selalu datang dari ibu kandung, bukan dari pacar (sebab cinta pacar bisa luntur suatu saat atau setelah menikah kelak).
Cinta, membuat bahagia, duka ataupun buta. Cinta itu penuh pengorbanan, kepahitan, keindahan dan kehangatan. Cinta adalah sebuah keinginan untuk memberi tanpa harus meminta apa-apa, namun cinta akan menjadi lebih indah jika keduanya saling memberi dan menerima, sehingga kehangatan, keselarasan dan kebersamaan menjalani hidup dapat tercapai. CInta adalah kata yang memiliki banyak makna, bergantung bagaimana kita menempatkannya dalam kehidupan. Ai wa atatakai koto da.
Cinta itu bisa membuat orang buta akan segalanya hanya demi rasa sayang terhadap sang kekasih. Kita juga tau apa maknanya cinta itu. Cinta psti bisa membuat orang merasakan suka dan duka pada waktu yang sama ketika kita berusaha mendapat kebahagiaan bersama. Jadi bukanlah kebahagiaan untuk kita sendiri. Meskipun demikian kita jangan samapi salah langkah agar tidak menuju kesengsaraan. Lakukanlah demi orang yang kamu kasihi agar kau tidak merasa sia-sia tanpa guna. Karena hal itulah yang membuat hidup menjadi lebih hidup (Losta Masta).
Cinta adalah perasaan hangat yang mampu membuat kita menyadari betapa berharganya kita, dan adanya seseorang yang begitu berharga untuk kita lindungi. CInta tidaklah sebatas kata-kata saja, karena cinta jauh lebih berharga daripada harta karun termahal di dunia pun. Saat seseorang memegang tanganmu dan bilang ” Aku cinta kamu…” pasti menjadi perasaan hangat yang istimewa! Karena itu, saat kamu sudah menemukan seseorang yang begitu berharga buat kamu, jangan pernah lepaskan dia! Namun adakalanya cinta begitu menyakitkan, dan satu-satunya jalan untuk menunjukkan cintamu hanyalah merlekan dia pergi.
Cinta itu adalah sebuah perasaan yang tidak ada seorangpun bisa mengetahui kapan datangnya, bahkan sang pemilik perasaan sekalipun. Jika kita sudah mengenal cinta, kita akan menjadi orang yang paling berbahagia di dunia ini. Akan tetapi, bila cinta kita tak terbalas, kita akan merasa bahwa kita adalah orang paling malang dan kita akan kehilangan gairah hidup. Dengan cinta, kita bisa belajar untuk menghargai sesama, serta berusaha untuk melindungi orang yang kita cintai, apaun yang akan terjadi pada kita. Ai ga kirei’n da!
Cinta merupakan anugerah yang tak ternilai harganya dan itu di berikan kepada makhluk yang paling sempurna, manusia. Cinta tidak dapat diucapkan dengan kata-kata, tidak dapat dideskripsikan dengan bahasa apaun. Cinta hanya bisa dibaca dengan bahasa cinta dan juga dengan perasaan. Cinta adalah perasaanyang universal, tak mengenalgender, usia, suku ataupun ras. Tak perduli cinta dengan sesama mansuia, dengan tumbuhan, binatang, roh halus,ataupun dengan Sang Pencipta. Lagipula, cintaitu buta. Buta sama dengan meraba-raba. Jadi… cinta itu meraba-raba…(^o^)/… meraba-raba isi hati yang dicinta…

indahnya persahabatan ,, ^

                                Persahabatan itu spt tangan dgn mata..

Saat tgn terluka, mata menangis..

Saat mata menangis, tangan menghapuskannya..

"SELAMAT HARI PERSAHABATAN SEDUNIA"

Proses dari teman menjadi sahabat memerlukan usaha pemeliharaan dari kesetiaan, tetapi bukan pada saat kita memerlukan bantuan barulah kita memiliki motivasi mencari perhatian, pertolongan dan pernyataaan kasih dari orang lain,tetapi iaianya bermula dari memberikan dan mewujudkan apa yang diperlukan oleh sahabatnya.

kerinduan adalah menjadi sebahagian dari kehidupan sahabatnya, karana tidak ada persahabatan yang diawali dengan sikap egoistis.

Semua orang pasti memerlukan sahabat sejati, namun tidak semua orang berhasil mendapatkannya. Banyak pula orang yang telah menikmati indahnyapersahabatan , namun ada juga yang begitu kecewa kerana dikhianati sahabatnya.

Persahabatan diwarnai dengan berbagai pengalaman suka dan duka, dihibur-disakiti, diperhatikan- dikecewakan, didengar- diabaikan, dibantu-ditolak, namun semua ini tidak pernah sengaja dilakukan dengan tujuan kebencian.

jangan menyalahkan orang lain kerana mereka tidak memahami apa yang sedang kita alami, namun salahkan diri sendiri kerana tidak mampu memahami orang lain.. hidup kita dikelilingi oleh orang yang selalu mengambil berat tentang kita.. ambil yang positif dan timbangkan yang negatif..

Each friend represents a world in us, a world possibly not born until they arrive, and it is only by this meeting that a new world is born.

If you want to win friends, make it a point to remember them. If you remember my name, you pay me a subtle compliment; you indicate that I have made an impression on you. Remember my name and you add to my feeling of importance..

Friendship isn't always easily described. The Eskimos, they say, have a hundred different words for snow. Unfortunately, the English language isn't quite as innovative, though it has vast opportunities to differentiate meaning. Certainly, Love is one of those opportunities. And so, too, is Friendship.

Instead of different words, however, we're stuck with simple adjectives. Close friend. Best friend. Childhood friend. Intimate friend. Trusted friend. Beloved friend. But whether you use adjectives or different words, few could deny the nearly infinite meaning in such a simple word.

Friends are special people. We can't pick our family, and we're sorely limited in the number of them at any rate. Society and mores (and often our own conscience) dictate we select a single mate. But our friends can be as diverse and infinite as the adjectives we choose. Our friends, in a very real sense, reflect the choices we make in life.

Best friends we are ,

Best friends we'll be,

For always forever,

You and Me!

Longer than a phone call,

Deeper than the sea,

All this belongs to us,

You and Me!

Put it in a bottle,

Never let it free,

keep it in your heart,

You and Me!

I hope you read this poem,

Remember it for me,

Look after it with care,

You and Me!

Dalam dunia ini, kita tidak punya sesiapa kecuali diri sendiri.. tetapi dalam kita bersendiri, kita beruntung kerana mempunyai seorang sahabat yang memahami kita.

Sebagaimana kita mengharapkan keikhlasan dan kejujuran seorang sahabat,begitu juga dia. Tetapi kita sering terlupa akan hal itu. Kita cuma mengambil kira tentang harapan dan perasaan kita. Kita rasa dikhianati bila dia tidak menepati janjinya. Kita tidak memberi dia peluang untuk menerang keadaannya.

Pernahkah kita memberi dia peluang untuk menceritakan tentang rasa bimbangnya, rasa takutnya? Pernahkah kita menenangkan dia sebagaimana dia pernah menyabarkan kita? Ikhlaskah kita mendengar tentang kejayaan dan berita gembiranya? Mampukah kita menjadi sumber kekuatannya seperti mana dia meniup semangat setiap kali kita merasa kecewa dan menyerah kalah?

Dapatkah kita yakinkan dia bahawa kita boleh dipercayai, kita boleh dijadikan tempat untuk bersandar bila terasa lemah, agar tidak rebah? Bolehkah kita menjadi bahu untuk dia sandarkan harapan? Sesekali jadilah kawan yang mendengar dari yang hanya bercerita. Ambillah masa untuk memahami hati dan perasaan kawan, kerana dia juga seorang manusia; dia juga ada rasa takut, ada rasa...bimbang, sedih dan kecewa.

Dia juga ada kelemahan dan dia juga perlukan kawan sebagai kekuatan. Jadilah kita kawannya itu. Kita selalu melihat dia ketawa, tetapi mungkin sebenarnya dia tidak setabah yang kita sangka. Disebalik senyumannya itu, mungkin banyak cerita sedih yang ingin diluahkan,disebalik kesenangannya, mungkin tersimpan seribu kekalutan, kita tidak tahu.. tetapi jika kita cuba jadi sahabat seperti dia, mungkin kita akan tahu..