Pengertian Arsip, Sebuah Kesimpulan

Setelah membahas pengertian/rumusan arsip dari berbagai tinjauan (menurut Kamus/Ensiklopedi, Asal Kata Arsip, UU No. Prp. 19/1961, UU No. 7/1971, Seminar Dokumentasi, dan Menurut Lembaga Administrasi Negara), maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ini:

• Beberapa istilah record, file, archief, berkas atau bundel, diartikan sama dengan istilah arsip, agar tidak terjadi kerancuan dengan istilah-istilah tersebut.
• Beberapa rumusan pengertian menekankan arsip sebagai kumpulan surat atau warkat yang mengandung arti dan mempunyai nilai guna baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan pribadi/perorangan yang disimpan sebegitu rupa sehingga apabila sewaktu-waktu dipergunakan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Dengan demikian, jika warkat atau naskah tidak memiliki arti dan kegunaan serta tidak disimpan secara sistematis, tidak dapat dinamakan arsip.
• Selain sebagai kumpulan warkat atau kumpulan surat, arsip juga diartikan sebagai tempat penyimpanan kumpulan warkat atau naskah yang disusun sistematis sehingga mudah dan cepat ditemukan kembali apabila diperlukan.

Agar tidak menimbulkan kebingungan dalam penentuan pengertian/definisi arsip, maka sebaiknya istilah untuk kumpulan warkat dibedakan dengan istilah untuk badan atau instansi yang memelihara kumpulan warkat tersebut.

Untuk kumpulan warkat dapat dipergunakan istilah arsip. Sedangkan untuk badan, lembaga, atau instansi pengelola dan pemelihara arsip disebut dengan istilah Badan Kearsipan (archival institution). Dalam skala yang lebih kecil atau skala satuan organisasi, maka dapat digunakan istilah Urusan Kearsipan, Seksi Kearsipan, Bagian Kearsipan, dan sebagainya tergantung besar kecilnya unit kearsipan tersebut.

Di Indonesia, lembaga yang bertugas menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dan sebagai bahan bukti sejarah perjuangan bangsa serta menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional adalah Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). ANRI merupakan Lembaga Pemerintah Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota RI dan berada langsung serta bertanggung jawab kepada Presiden.

K3LH PERKANTORAN ..

Di era golbalisasi menuntut pelaksanaan Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) di setiap tempat kerja termasuk di sektor kesehatan. Untuk itu kita perlu mengembangkan dan meningkatkan K3 disektor kesehatan dalam rangka menekan serendah mungkin risiko kecelakaan dan penyakit yang timbul akibat hubungan kerja, serta meningkatkan produktivitas dan efesiensi.
Dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari karyawan/pekerja di sektor kesehatan tidak terkecuali di Rumah Sakit maupun perkantoran, akan terpajan dengan resiko bahaya di tempat kerjanya. Resiko ini bervariasi mulai dari yang paling ringan sampai yang paling berat tergantung jenis pekerjaannya.
Dari hasil penelitian di sarana kesehatan Rumah Sakit, sekitar 1.505 tenaga kerja wanita di Rumah Sakit Paris mengalami gangguan muskuloskeletal (16%) di mana 47% dari gangguan tersebut berupa nyeri di daerah tulang punggung dan pinggang. Dan dilaporkan juga pada 5.057 perawat wanita di 18 Rumah Sakit didapatkan 566 perawat wanita adanya hubungan kausal antara pemajanan gas anestesi dengan gejala neoropsikologi antara lain berupa mual, kelelahan, kesemutan, keram pada lengan dan tangan.

Di perkantoran, sebuah studi mengenai bangunan kantor modern di Singapura dilaporkan bahwa 312 responden ditemukan 33% mengalami gejala Sick Building Syndrome (SBS). Keluhan mereka umumnya cepat lelah 45%, hidung mampat 40%, sakit kepala 46%, kulit kemerahan 16%, tenggorokan kering 43%, iritasi mata 37%, lemah 31%.
Dalam Undang-undang Nomor 23 Tahun 1992 tentang Kesehatan, pasal 23 mengenai kesehatan kerja disebutkan bahwa upaya kesehatan kerja wajib diseleng-garakan pada setiap tempat kerja, khususnya tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan yang besar bagi pekerja agar dapat bekerja secara sehat tanpa membahayakan diri sendiri dan masyarakat sekelilingnya, untuk memperoleh produktivitas kerja yang optimal, sejalan dengan program perlindungan tenaga kerja.
HAL-HAL YANG BERHUBUNGAN PELAKSANAAN K3 PERKANTORAN
Ada beberapa hal penting yang harus mendapatkan perhatian sehubungan dengan pelaksanaan K3 perkantoran, yang pada dasarnya harus memperhatikan 2 (dua) hal yaitu indoor dan outdoor, yang kalau diurai seperti dibawah ini :

• Konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanaannya.
• Jaringan elektrik dan komunikasi.
• Kualitas udara.
• Kualitas pencahayaan.
• Kebisingan.
• Display unit (tata ruang dan alat).
• Hygiene dan sanitasi.
• Psikososial.
• Pemeliharaan.
• penggunaan Komputer.

PERMASALAHAN K3 PERKANTORAN DAN REKOMENDASI
Konstruksi gedung :

• Disain arsitektur (aspek K3 diperhatikan mulai dari tahap perencanaan).
• Seleksi material, misalnya tidak menggunakan bahan yang membahayakan seperti asbes dll.
• Seleksi dekorasi disesuaikan dengan asas tujuannya misalnya penggunaan warna yang disesuaikan dengan kebutuhan.
• Tanda khusus dengan pewarnaan kontras/kode khusus untuk objek penting seperti perlengkapan alat pemadam kebakaran, tangga, pintu darurat dll. (peta petunjuk pada setiap ruangan/unit kerja/tempat yang strategis misalnya dekat lift dll, lampu darurat menuju exit door).

Kualitas Udara :

• Kontrol terhadap temperatur ruang dengan memasang termometer ruangan.
• Kontrol terhadap polusi
• Pemasangan “Exhaust Fan” (perlindungan terhadap kelembaban udara).
• Pemasangan stiker, poster “dilarang merokok”.
• Sistim ventilasi dan pengaturan suhu udara dalam ruang (lokasi udara masuk, ekstraksi udara, filtrasi, pembersihan dan pemeliharaan secara berkala filter AC) minimal setahun sekali, kontrol mikrobiologi serta distribusi udara untuk pencegahan penyakit “Legionairre Diseases “.
• Kontrol terhadap linkungan (kontrol di dalam/diluar kantor).
• Misalnya untuk indoor: penumpukan barang-barang bekas yang menimbulkan debu, bau dll.
• Outdoor: disain dan konstruksi tempat sampah yang memenuhi syarat kesehatan dan keselamatan, dll.
• Perencanaan jendela sehubungan dengan pergantian udara jika AC mati.
• Pemasangan fan di dalam lift.

Kualitas Pencahayaan (penting mengenali jenis cahaya) :

• Mengembangkan sistim pencahayaan yang sesuai dengan jenis pekerjaan untuk membantu menyediakan lingkungan kerja yang sehat dan aman. (secara berkala diukur dengan Luxs Meter)
• Membantu penampilan visual melalui kesesuaian warna, dekorasi dll.
• Menegembangkan lingkungan visual yang tepat untuk kerja dengan kombinasi cahaya (agar tidak terlalu cepat terjadinya kelelahan mata).
• Perencanaan jendela sehubungan dengan pencahayaan dalam ruang.
• Penggunaan tirai untuk pengaturan cahaya dengan memperhatikan warna yang digunakan.
• Penggunaan lampu emergensi (emergency lamp) di setiap tangga.

Jaringan elektrik dan komunikasi (penting agar bahaya dapat dikenali) :
Internal

• * Over voltage
• * Hubungan pendek
• * Induksi
• * Arus berlebih
• * Korosif kabel
• * Kebocoran instalasi
• * Campuran gas eksplosif

Eksternal

• * Faktor mekanik.
• * Faktor fisik dan kimia.
• * Angin dan pencahayaan (cuaca)
• * Binatang pengerat bisa menyebabkan kerusakan sehingga terjadi hubungan pendek.
• * Manusia yang lengah terhadap risiko dan SOP.
• * Bencana alam atau buatan manusia.

Rekomendasi Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran

• Penggunaan central stabilizer untuk menghindari over/under voltage.
• Penggunaan stop kontak yang sesuai dengan kebutuhan (tidak berlebihan) hal ini untuk menghindari terjadinya hubungan pendek dan kelebihan beban.
• Pengaturan tata letak jaringan instalasi listrik termasuk kabel yang sesuai dengan syarat kesehatan dan keselamatan kerja.
• Perlindungan terhadap kabel dengan menggunakan pipa pelindung.

Kontrol terhadap kebisingan :

• Idealnya ruang rapat dilengkapi dengan dinding kedap suara.
• Di depan pintu ruang rapat diberi tanda ” harap tenang, ada rapat “.
• Dinding isolator khusus untuk ruang genset.
• Hak-hal lainnya sudah termasuk dalam perencanaan konstruksi gedung dan tata ruang.

Display unit (tata ruang dan letak) :

• Petunjuk disain interior supaya dapat bekerja fleksibel, fit, luas untuk perubahan posisi, pemeliharaan dan adaptasi.
• Konsep disain dan dan letak furniture (1 orang/2 m?).
• Ratio ruang pekerja dan alat kerja mulai dari tahap perencanaan.
• Perhatikan adanya bahaya radiasi, daerah gelombang elektromagnetik.
• Ergonomik aspek antara manusia dengan lingkungan kerjanya.
• Tempat untuk istirahat dan shalat.
• Pantry dilengkapi dengan lemari dapur.
• Ruang tempat penampungan arsip sementara.
• Workshop station (bengkel kerja).

Hygiene dan Sanitasi :
Ruang kerja

• Memelihara kebersihan ruang dan alat kerja serta alat penunjang kerja.
• Secara periodik peralatan/penunjang kerja perlu di up grade.

Toilet/Kamar mandi

• Disediakan tempat cuci tangan dan sabun cair.
• Membuat petunjuk-petunjuk mengenai penggunaan closet duduk, larangan berupa gambar dll.
• Penyediaan bak sampah yang tertutup.
• Lantai kamar mandi diusahakan tidak licin.

Kantin

• Memperhatikan personal hygiene bagi pramusaji (penggunaan tutup kepala, celemek, sarung tangan dll).
• Penyediaan air mengalir dan sabun cair.
• Lantai tetap terpelihara.
• Penyediaan makanan yang sehat dan bergizi seimbang. Pengolahannya tidak menggunakan minyak goreng secara berulang.
• Penyediaan bak sampah yang tertutup.
• Secara umum di setiap unit kerja dibuat poster yang berhubungan dengan pemeliharaan kebersihan lingkungan kerja.

Psikososial

• Petugas keamanan ditiap lantai.
• Reporting system (komunikasi) ke satuan pengamanan.
• Mencegah budaya kekerasan ditempat kerja yang disebabkan oleh :

1. Budaya nrimo.
2. Sistem pelaporan macet.
3. Ketakutan melaporkan.
4. Tidak tertarik/cuek dengan lingkungan sekitar.

• Semua hal diatas dapat diatasi melalui pembinaan mental dan spiritual secara berkala minimal sebulan sekali.
• Penegakan disiplin ditempat kerja.
• Olah raga di tempat kerja, sebelum memulai kerja.
• Menggalakkan olah raga setiap jumat.

Pemeliharaan

• Melakukan walk through survey tiap bulan/triwulan atau semester, dengan memperhitungkan risiko berdasarkan faktor-faktor konsekuensi, pajanan dan kemungkinan terjadinya.
• Melakukan corrective action apabila ada hal-hal yang tidak sesuai dengan ketentuan.
• Pelatihan tanggap darurat secara periodik bagi pegawai.
• Pelatihan investigasi terhadap kemungkinan bahaya bom/kebakaran/demostrasi/ bencana alam serta Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) bagi satuan pengaman.

Aspek K3 perkantoran (tentang penggunaan komputer)

• Pergunakan komputer secara sehat, benar dan nyaman :
• Hal-hal yang harus diperhatikan :
• Memanfaatkan kesepuluh jari.
• Istirahatkan mata dengan melihat kejauhan setiap 15-20 menit.
• Istirahat 5-10 menit tiap satu jam kerja.
• Lakukan peregangan.
• Sudut lampu 45 derajat.
• Hindari cahaya yang menyilaukan, cahaya datang harus dari belakang.
• Sudut pandang 15 derajat, jarak layar dengan mata 30 – 50 cm.
• Kursi ergonomis (adjusted chair).
• Jarak meja dengan paha 20 cm
• Senam waktu istirahat.

Rekomendasi untuk Kesehatan dan Keselamatan Kerja Perkantoran

• Perlu membuat leaflet/poster yang berhubungan dengan penggunaan komputer disetiap unit kerja.
• Mengusulkan pada Pusat Promosi Kesehatan untuk membuat poster/leaflet.
• Penggunaan komputer yang bebas radiasi (Liquor Crystal Display).

PENUTUP
Dalam pelaksanaan K3 perkantoran perlu memperhatikan 2(dua) hal penting yakni indoor dan outdoor. Baik perhatian terhadap konstruksi gedung beserta perlengkapannya dan operasionalisasinya terhadap bahaya kebakaran serta kode pelaksanannya maupun terhadap jaringan elektrik dan komunikasi, kualitas udara, kualitas pencahayaan, kebisingan, display unit (tata ruang dan alat), hygiene dan sanitasi, psikososial, pemeliharaan maupun aspek lain mengenai penggunaan komputer.

cinta ..

Cinta adalah sebuah perasaan yang diberikan oleh Tuhan pada sepasang manusia untuk saling…. (saling mencintai, saling memiliki, saling memenuhi, saling pengertian dll). Cinta itu sendiri sama sekali tidak dapat dipaksakan, cinta hanya dapat brjalan apabila ke-2 belah phiak melakukan “saling” tersebut… cinta tidak dapat berjalan apabila mereka mementingkan diri sendiri. Karena dalam berhubungan, pasangan kita pasti menginginkan suatu perhatian lebih dan itu hanya bisa di dapat dari pengertian pasangannya.

Cinta adalah memberikan kasih sayang bukannya rantai. Cinta juga tidak bisa dipaksakan dan datangnya pun kadang secara tidak di sengaja. CInta indah namun kepedihan yang ditinggalkannya kadang berlangsung lebih lama dari cinta itu sendiri. Batas cinta dan benci juga amat tipis tapi dengan cinta dunia yang kita jalani serasa lebih ringan.

Cinta itu perasaan seseorang terhadap lawan jenisnya karena ketertarikan terhadap sesuatu yang dimiliki oleh lawan jenisnya (misalnya sifat, wajah dan lain lain). Namun diperlukan pengertian dan saling memahami untuk dapat melanjutkan hubungan, haruslah saling menutupi kekurangan dan mau menerima pasangannya apa adanya, tanpa pemaksaan oleh salah satu pihak. Berbagi suka bersama dan berbagi kesedihan bersama.
Cinta itu adalah sesuatu yang murni, putih, tulus dan suci yang timbul tanpa adanya paksaan atau adanya sesuatu yang dibuat-buat, Menurut saya pribadi cinta itu dapat membuat orang itu dapat termotivasi untuk melakukan perubahan yang lebihb aik daripada sebelum ia mengenal cinta itu. Cinta itu sesuatu yang suci dan janganlah kita menodai cinta yang suci itu dengan ke-egoisan kita yang hanya menginginkan enaknya buat kita dan ndak enaknya buat kamu. TIPS; untuk mengawetkan cinta dibutuhkan PENGERTIAN!
Suatu perasaan terdalam manusia yangmembuatnya rela berkorban apa saja demi kebahagiaan orang yang dicintainya. Pengorbanannya itu tulus, tidak mengharap balasan. Kalau misalnya memberi banyak hadiah ke seseorang tapi dengan syarat orang itu harus membalasnya dengan mau jadi kekasihnya, itu bukan cinta namanya. CInta tidak bisa diukur dengan materi ataupun yang berasal dari dunia fana. Dan percayalah… cinta terbesar biasanya selalu datang dari ibu kandung, bukan dari pacar (sebab cinta pacar bisa luntur suatu saat atau setelah menikah kelak).
Cinta, membuat bahagia, duka ataupun buta. Cinta itu penuh pengorbanan, kepahitan, keindahan dan kehangatan. Cinta adalah sebuah keinginan untuk memberi tanpa harus meminta apa-apa, namun cinta akan menjadi lebih indah jika keduanya saling memberi dan menerima, sehingga kehangatan, keselarasan dan kebersamaan menjalani hidup dapat tercapai. CInta adalah kata yang memiliki banyak makna, bergantung bagaimana kita menempatkannya dalam kehidupan. Ai wa atatakai koto da.
Cinta itu bisa membuat orang buta akan segalanya hanya demi rasa sayang terhadap sang kekasih. Kita juga tau apa maknanya cinta itu. Cinta psti bisa membuat orang merasakan suka dan duka pada waktu yang sama ketika kita berusaha mendapat kebahagiaan bersama. Jadi bukanlah kebahagiaan untuk kita sendiri. Meskipun demikian kita jangan samapi salah langkah agar tidak menuju kesengsaraan. Lakukanlah demi orang yang kamu kasihi agar kau tidak merasa sia-sia tanpa guna. Karena hal itulah yang membuat hidup menjadi lebih hidup (Losta Masta).
Cinta adalah perasaan hangat yang mampu membuat kita menyadari betapa berharganya kita, dan adanya seseorang yang begitu berharga untuk kita lindungi. CInta tidaklah sebatas kata-kata saja, karena cinta jauh lebih berharga daripada harta karun termahal di dunia pun. Saat seseorang memegang tanganmu dan bilang ” Aku cinta kamu…” pasti menjadi perasaan hangat yang istimewa! Karena itu, saat kamu sudah menemukan seseorang yang begitu berharga buat kamu, jangan pernah lepaskan dia! Namun adakalanya cinta begitu menyakitkan, dan satu-satunya jalan untuk menunjukkan cintamu hanyalah merlekan dia pergi.
Cinta itu adalah sebuah perasaan yang tidak ada seorangpun bisa mengetahui kapan datangnya, bahkan sang pemilik perasaan sekalipun. Jika kita sudah mengenal cinta, kita akan menjadi orang yang paling berbahagia di dunia ini. Akan tetapi, bila cinta kita tak terbalas, kita akan merasa bahwa kita adalah orang paling malang dan kita akan kehilangan gairah hidup. Dengan cinta, kita bisa belajar untuk menghargai sesama, serta berusaha untuk melindungi orang yang kita cintai, apaun yang akan terjadi pada kita. Ai ga kirei’n da!
Cinta merupakan anugerah yang tak ternilai harganya dan itu di berikan kepada makhluk yang paling sempurna, manusia. Cinta tidak dapat diucapkan dengan kata-kata, tidak dapat dideskripsikan dengan bahasa apaun. Cinta hanya bisa dibaca dengan bahasa cinta dan juga dengan perasaan. Cinta adalah perasaanyang universal, tak mengenalgender, usia, suku ataupun ras. Tak perduli cinta dengan sesama mansuia, dengan tumbuhan, binatang, roh halus,ataupun dengan Sang Pencipta. Lagipula, cintaitu buta. Buta sama dengan meraba-raba. Jadi… cinta itu meraba-raba…(^o^)/… meraba-raba isi hati yang dicinta…

indahnya persahabatan ,, ^

                                Persahabatan itu spt tangan dgn mata..

Saat tgn terluka, mata menangis..

Saat mata menangis, tangan menghapuskannya..

"SELAMAT HARI PERSAHABATAN SEDUNIA"

Proses dari teman menjadi sahabat memerlukan usaha pemeliharaan dari kesetiaan, tetapi bukan pada saat kita memerlukan bantuan barulah kita memiliki motivasi mencari perhatian, pertolongan dan pernyataaan kasih dari orang lain,tetapi iaianya bermula dari memberikan dan mewujudkan apa yang diperlukan oleh sahabatnya.

kerinduan adalah menjadi sebahagian dari kehidupan sahabatnya, karana tidak ada persahabatan yang diawali dengan sikap egoistis.

Semua orang pasti memerlukan sahabat sejati, namun tidak semua orang berhasil mendapatkannya. Banyak pula orang yang telah menikmati indahnyapersahabatan , namun ada juga yang begitu kecewa kerana dikhianati sahabatnya.

Persahabatan diwarnai dengan berbagai pengalaman suka dan duka, dihibur-disakiti, diperhatikan- dikecewakan, didengar- diabaikan, dibantu-ditolak, namun semua ini tidak pernah sengaja dilakukan dengan tujuan kebencian.

jangan menyalahkan orang lain kerana mereka tidak memahami apa yang sedang kita alami, namun salahkan diri sendiri kerana tidak mampu memahami orang lain.. hidup kita dikelilingi oleh orang yang selalu mengambil berat tentang kita.. ambil yang positif dan timbangkan yang negatif..

Each friend represents a world in us, a world possibly not born until they arrive, and it is only by this meeting that a new world is born.

If you want to win friends, make it a point to remember them. If you remember my name, you pay me a subtle compliment; you indicate that I have made an impression on you. Remember my name and you add to my feeling of importance..

Friendship isn't always easily described. The Eskimos, they say, have a hundred different words for snow. Unfortunately, the English language isn't quite as innovative, though it has vast opportunities to differentiate meaning. Certainly, Love is one of those opportunities. And so, too, is Friendship.

Instead of different words, however, we're stuck with simple adjectives. Close friend. Best friend. Childhood friend. Intimate friend. Trusted friend. Beloved friend. But whether you use adjectives or different words, few could deny the nearly infinite meaning in such a simple word.

Friends are special people. We can't pick our family, and we're sorely limited in the number of them at any rate. Society and mores (and often our own conscience) dictate we select a single mate. But our friends can be as diverse and infinite as the adjectives we choose. Our friends, in a very real sense, reflect the choices we make in life.

Best friends we are ,

Best friends we'll be,

For always forever,

You and Me!

Longer than a phone call,

Deeper than the sea,

All this belongs to us,

You and Me!

Put it in a bottle,

Never let it free,

keep it in your heart,

You and Me!

I hope you read this poem,

Remember it for me,

Look after it with care,

You and Me!

Dalam dunia ini, kita tidak punya sesiapa kecuali diri sendiri.. tetapi dalam kita bersendiri, kita beruntung kerana mempunyai seorang sahabat yang memahami kita.

Sebagaimana kita mengharapkan keikhlasan dan kejujuran seorang sahabat,begitu juga dia. Tetapi kita sering terlupa akan hal itu. Kita cuma mengambil kira tentang harapan dan perasaan kita. Kita rasa dikhianati bila dia tidak menepati janjinya. Kita tidak memberi dia peluang untuk menerang keadaannya.

Pernahkah kita memberi dia peluang untuk menceritakan tentang rasa bimbangnya, rasa takutnya? Pernahkah kita menenangkan dia sebagaimana dia pernah menyabarkan kita? Ikhlaskah kita mendengar tentang kejayaan dan berita gembiranya? Mampukah kita menjadi sumber kekuatannya seperti mana dia meniup semangat setiap kali kita merasa kecewa dan menyerah kalah?

Dapatkah kita yakinkan dia bahawa kita boleh dipercayai, kita boleh dijadikan tempat untuk bersandar bila terasa lemah, agar tidak rebah? Bolehkah kita menjadi bahu untuk dia sandarkan harapan? Sesekali jadilah kawan yang mendengar dari yang hanya bercerita. Ambillah masa untuk memahami hati dan perasaan kawan, kerana dia juga seorang manusia; dia juga ada rasa takut, ada rasa...bimbang, sedih dan kecewa.

Dia juga ada kelemahan dan dia juga perlukan kawan sebagai kekuatan. Jadilah kita kawannya itu. Kita selalu melihat dia ketawa, tetapi mungkin sebenarnya dia tidak setabah yang kita sangka. Disebalik senyumannya itu, mungkin banyak cerita sedih yang ingin diluahkan,disebalik kesenangannya, mungkin tersimpan seribu kekalutan, kita tidak tahu.. tetapi jika kita cuba jadi sahabat seperti dia, mungkin kita akan tahu..

prinsip-prinsip manajemen perkantoran

Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran

Telah banyak para ahli yang mengartikan dan membuat batasan tentang manajemen. Manajemen perkantoran pada hakikatnya adalah penerapan manajemen tersebut khusus untuk sumber Manajemen Perkantoran, sehingga dapat didefinisikan manajemen perkantoran adalah seni untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi kegiatan-kegiatan perkantoran atau karyawan dalam rangka mencapai tujuan-tujuan individu maupun organisasi.Menurut Edwin B. Filippo yang dikutip Dr. Suwantno (2001:7) batasan ini menyimpulkan bahwa manajemen perkantoran itu merupakan proses yang terdiri dari :
a.Pengadaan
b.Pengembangan
c.Kompensasi
d.Intregrasi
e.Pemeliharaan
f.Pensiun

Manajemen Perkantoran ini mempunyai kekhususan dibandingkan dengan manajemen secara umum atau manajemen sumber daya lain. Karena yang di manage adalah perkantoran, sehingga keberhasilan atau kegagalan manajemen perkantoran ini akan mempunyai dampak yang sangat luas.
Manajemen perkantoran atau manajemen personalia adalah merupakan suatu pengakuan terhadap pentingnya smber daya manusia di dalam perkantoran atau tenaga kerja dalam organisasi dan pemanfaatannya dalam berbagai fungsi dan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajemen perkantoran diperlukan untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya manusia dalam organisasi, dengan tujuan memberikan kepada organisasi suatu satuan kerja yang efektif.



B.Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Mengenai Pemebagian dan Pertanggungjawaban Kantor :
PROSEDUR-PROSEDUR PEKERJAAN PERKANTORAN.
Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana dan siapa yang melakukannya.

Pentinganya sistem perkantoran karena :
1. Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar
2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat pekerjaan tata usaha yang sangat penting

PRINSIP-PRINSIP PADA SISTEM PERKANTORAN :
1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.
PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI KANTOR
1. Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun vertikal.
Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.

Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-bagian . keduanya harus dikerjakan.

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya ( seefisien mungkin).
Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan
1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.
2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan, produktivitas.
7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.
Mengenai Pembagian Kerja di Perkantoran
1. Segi Tujuannya:
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan kantor.
2.Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis : karyawan pegawai staf manajer
3.Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
4. Segi Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan tersebut dilaksanakan.
5.Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan
6.Segi Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.
Pertanggungjawaban Pekerjaan Kantor Bagi Seorang Manajer :
1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

Pertanggubgjawaban Pekerjaan Kantor Seorang Manajer Terhadap Bawahannya :
1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .
2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.

Pertanggungjawaban Pekerjaan Kantor Seorang Manajer Terhadap Atasannya :
1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan
2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.

langkah-langkah pengelolaan surat masuk dan keluar

Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sedangkan pengertian surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi. Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi (Sutrisno dan Renaldi, 2006).

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Dalam perkembangannya, tampak bahwa penerbit surat dinas tidak hanya instansi pemerintah. Sabariyanto (1998) mengemukakan bahwa dalam urusan kedinasan biasa ditemukan surat izin untuk tidak masuk kerja. Surat semacam itu tidak semata-mata mengutarakan masalah pribadi, tetapi lebih cenderung berisi masalah kedinasan sebab pembuat surat adalah seorang PNS, masalah yang dikemukakan dalam surat itu berkaitan dengan pekerjaannya, dan pengajuan izin semacam itu didasari undang undang. Oleh karena itu, surat izin semacam itu pantas disebut sebagai surat dinas.

Pengurusan surat sering juga disebut dengan istilah Mail Handling, yang merupakan kegiatan mengirimkan informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Dengan kata lain, kegiatan pengurusan surat bukan hanya menerima surat masuk dan mengirimkan surat keluar saja. Tetapi, kegiatan pengurusan surat juga meliputi mengarahkan dan menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu organisasi atau lembaga.

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan, pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kila/sangat segera (harus diterima dalam waktu 1 x 24 jam), surat segera (diterima maksimal 2 x 24 jam), dan biasa (maksimal 5 hari harus diterima).

d. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat sangat rahasia (kode SR = membahayakan keselamatan negara), surat rahasia (kode R = menimbulkan kerugian negara), surat terbatas/ konfidensial (kode K = hanya diketahui pejabat tertentu), surat biasa (kode B ).

e. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat pribadi.

Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil ah surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku agenda surat masuk.

Tanggal Penerimaan Surat Masuk	Nomor Urut Agenda	Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk	Alamat Pengirim	Hal	Lampiran	Isi Disposisi	Ket.

Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.

6. Pembagian Surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.